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El Teletrabajo como contención al Coronavirus

El Coronavirus

Poco más podemos añadir sobre el Coronavirus además de lo que ya se está diciendo estos días en los principales medios de comunicación (radio, prensa, TV, digitales…) tanto nacionales como internacionales.

Sobre lo que si podemos añadir alguna reflexión es sobre el Teletrabajo.

El teletrabajo

Resulta que a raíz de esta pandemia los gobiernos y autoridades sanitarias están recomendando a las empresas que potencien el Teletrabajo, como si esto fuera una cosa que se pudiera hacer del día a la mañana.

Muchas empresas llevan apostando desde hace años por el Teletrabajo y no por una cuestión sanitaria coyuntural, como esperemos que sea el caso, si no por una cuestión de efectividad, de optimización de los recursos y sobre todo por la conciliación laboral de los trabajadores.

Muchas grandes empresas ya tienes asumida esta cuestión pero son las medianas y sobre todo las pequeñas empresas, autónomos y profesionales las que se tienen que plantear dar este paso.

Afortunadamente hoy en día se dan todas las condiciones para que cualquier sector, tenga el tamaño que tenga, se pueda incorporar en mayor o menor medida al Teletrabajo:

  • Incremento de los anchos de banda de las telecomunicaciones.
  • Software para la gestión.

Internet de banda ancha y el software adecuado a precios más que razonables, poco más hace falta.

Hace falta la voluntad de incorporar el Teletrabajo a la actividad empresarial o comercial.

Depende del volumen de la empresa y de la formación en tecnología de sus empleados el que haya que recurrir, o no, a profesionales especializados.

Imprescindible contratar un Servidor (Hosting) en un Centro de Datos en España, que sea fiable y con prestaciones contrastadas, donde las copias de seguridad diarias de toda la información estén incluidas.

Almacenamiento en la nube, programas de contabilidad y facturación online, gestores de proyectos online, CRMs, etc. son cosas con las que nos tendremos que ir familiarizando.

Como ejemplo de Intranet para gestión documental con un coste perfectamente asumible por cualquier pequeña empresa podemos citar la desarrollada por Aitana Multimedia, empresa valenciana de Diseño y Programación Web, que nos permite tener toda la documentación de la empresa en la nube (online), con diferentes permisos de acceso y perfiles de usuario.

Ver información de Intranet de Gestión Documental

Ver vídeo sobre su funcionamiento.

Optimiza los recursos de tu organización, organiza tus documentos

Intranet

Entendemos por Intranet cuando hablamos de una aplicación en entorno Web (Internet) con acceso restringido a usuarios previamente registrados y que básicamente se utiliza para compartir información de forma privada dentro de una organización.

Es una herramienta muy eficaz para optimizar la gestión de los documentos de una organización y mejorar la comunicación entre los miembros de la misma, pudiendo ser estos empleados, clientes o incluso proveedores.

Gestión de Documentos

Una de las principales aplicaciones que se le puede dar a una Intranet es la gestión de los documentos de la empresa.

A través de la Intranet los documentos digitalizados (PDF, Docx, JPG, etc.) se puede organizar de diferentes maneras, tanto en lo que se refiere a su archivo como a su acceso:

  • Por ejemplo, los documentos se pueden agrupar por años, por áreas, por actividad… pudiendo crear sub áreas.
  • El acceso a cada documento o grupo de documentos se puede asignar a un determinado perfil de usuario o grupo de usuarios, empleados (administración, dpto. técnico, ventas, etc), clientes (distribuidores, usuarios finales, etc.) o cualquier otro grupo de usuarios que queramos dar de alta.

Gestión de usuarios

La Intranet también nos puede servir al mismo tiempo como base de datos de usuarios ya que nos permite dar de alta usuarios con los datos identificativos que queramos y asignarles un perfil, como los ejemplos que hemos citado en el apartado anterior.

Profesionales, pequeñas y medianas empresas

Las Intranets ya son una realidad imprescindible en la mayoría de grandes empresas y muchas medianas, pero con poca implantación entre profesionales y pequeñas empresas por la creencia de que su implantación es costosa económicamente y no es así.

Por ejemplo, la empresa valenciana de Diseño y Programación Web, Aitana Multimedia ®, es especialista en el desarrollo de Intranets personalizadas, dirigidas a profesionales y pequeñas y medianas empresas. Para dar a conocer este producto han publicando en Internet una Landing Page, con información detallada: